Построение правильного учета
Работу любого более-менее крупного или среднего автоцентра сейчас невозможно представить без программного обеспечения. Автоматизации подлежат все отделы, включая:
- Отдел продаж автомобилей,
- Отдел техобслуживания,
- Отдел продаж запчастей.
Хорошее программное обеспечение позволяет не только решить текущие тактические задачи, но и в некоторых случаях организовать правильные бизнес-процессы. Именно на это нацелен ТурбоСервис.
Рассмотрим пример автоматизации крупного автомобильного центра.
Прежде всего, структура фирмы должна быть поделена на отделы, которые должны найти отражение в программе:
| Департамент | Основные функции в программе |
|---|---|
| Администрация | Руководство фирмы отвечает за контроль и регулировку ключевых параметров фирмы. Таких, как стоимость нормочаса, скидки по дисконтным картам, минимальные наценки, типовые персональные скидки, правило начисления зарплаты. |
| Бухгалтерия | Оплата заказ-нарядов, оплата поставок, занесение денег на лицевой счет, формирование отчетов, закрытие периодов. |
| Отдел технического обслуживания | Запись, прием, выдача автомобилей. Оформление заказ-нарядов по работам и известным запчастям, назначение исполнителей. |
| Отдел кузовного-малярного ремонта | То же, но на кузовной ремонт. |
| Отдел запасных частей | Продажа запчастей в розницу, опт, заказ-наряды, поставка под заказ. Заявки на поставку запчастей. |
| Отдел аксессуаров | То же, но только на аксессуары. |
| Гарантия | Формирование гарантийных заказ-нарядов, затраты которых будут компенсированы самой станцией или производителем или страховой компанией при поставке автомобилей, поврежденных при транспортировке. |
| Отдел продаж автомобилей | Формирование заказ-нарядов на предпродажную подготовку и доукомплектацию. |
| Отдел учета и контроля | Ввод поставок. Контроль доходности, контроль списания. Работа с должниками. Решение нестандартных операций. Списание |
Подведем итоги, какие возможности дает такое структурирование в программе ТурбоСервис:
- Простота программы для пользователей, страховка от ошибок персонала.
От работника не требуется соблюдения инструкций по ценообразованию.
Поступил легковой автомобиль в ремонт – стоимость нормочаса определена в программе согласно типу заказ-наряда и типу работы, запчасти не продать ниже разрешенной наценки.
Отдел учета решает спорные ситуации по определенным директором правилам и может списывать материалы по себестоимости. Отделу запчастей определены только типы «продажа запчастей» и «заказ запчастей».
- Оптимальная работа фирмы.
У директора должна быть возможность просмотра средней доходности по разным группам товаров. Реальная средняя стоимость нормочаса по видам работ.
Начальники отделов следят за оптимальной работой своего отдела. Директор смотрит за итоговым показателем работы фирмы. Если показатель отклонился от нормы – директор смотрит, в каком отделе произошло отклонение. Можно найти, что именно в работе отдела вызвало отклонение. Кто и когда что сделал не так.
- Возможность анализа и принятия стратегических решений.
Например, одна смена работает стабильно хуже другой.
Поток загрузки центра сильно вырос – можем снизить скидки по дисконтным картам и увеличить минимальную наценку и стоимость нормочаса. По данным изменением проанализировать динамику оборотов и доходности.
- Программа должна быть рассчитана на поток.
Когда через СТО и магазин будут в день проходить 50, 100, 200, 300 клиентов уследить за всеми документами будет невозможно. Поэтому все стандартные и не стандартные возникающие ситуации должны быть заложены в программу как средство контроля.
Сделав внедение в крупных автоцентрах ТурбоСервис 4.0 мы видим, что добились целей поставленных на этапе разработки.
Для ознакомления с некоторыми принципами рекомендуем посмотреть видео:
Рейтинг: , голосов:
