Санкт-Петербургский университет технологий управления и экономики
Завгородняя В.О.
Санкт-Петербург, Россия
В представленной статье рассмотрены особенности построения и организации современной информационной системы для эффективного управления проектами в организации. Проведен анализ портальной технологии для создания гибкой и многофункциональной системы. Дана оценка существующим методам и представлены преимущества этой информационной системы.
В настоящее время информационные технологии в организациях получили широкое развитие, начиная с простейших электронных страничек учебных заведений во всемирной сети до многофункциональной современной информационной системы (ИС).
Как пример современной ИС можно привести справочно-информационную систему, построенную на базе программы для автосервиса TurboService, предназначенную для автоматизации всех бизнес-процессов, сопровождающих управление авто бизнесом, информацию о которой можно посмотреть на главной странице данного сайта.
Создание современной эффективной, качественной, полноценной ИС для управления различными проектами в организации является сложным и трудоемким процессом. Особенность организации не позволяет сокращать или ликвидировать большое количество внутренних процессов, а напротив, требует тщательной проработки их взаимодействия. Поэтому базовым элементом управления ИС целесообразно выбрать корпоративный портал (КП), который будет являться неким связующим узлом для всех пользователей организации, а также предоставлять доступ к общей базе данных.
Как поставщик и потребитель услуг организация может совмещать в себе функции бюджетной и коммерческой деятельности, что усложняет использование готовых решений для корпоративной информационной системы (КИС). Однако создание КИС для организации должно основываться на преобладании управленческой составляющей, что напрямую связано с опытом создания и внедрения этих систем на различных предприятиях в России.
Внедрение таких систем накладывает определенные трудности у разработчиков, потому что прямой экономический эффект совсем не очевиден, а при подсчете по стандартным формулам зачастую даже убыточен. При проектировании необходимо учитывать все виды деятельностио рганизации, связанные с финансовыми потоками.
Однако, некоторые блоки стандартных систем планирования ресурсов организации (ERP-система) на базе системного анализа и разработки программ (база-SAP) можно использовать, например, блок аналитической отчетности, блок стратегического планирования, что позволит руководству ОУ владеть своевременной, и точной информацией, проводить мониторинг деятельности, реализовать процесс стратегического планирования [Гуруге,2004, с.386].
Итак, модули информационной системы должны претерпеть следующие изменения: повышение эффективности управления ОУ, снижение затрат на организацию и управление процессами, создание единого информационного пространства.
Необходимо отметить особенность построения КИС в рамках организации. Процесс обучения является творческим, многоплановым. Для то чтобы унифицировать деятельность в рамках стандартизированной КИС необходимо не только охватить обеспечивающие процессы и под процессы организации, но и создать КП, который обеспечит совместную работу сотрудников организации с общей базой данных (БД), а также взаимодействие и коммуникацию как друг с другом, так и с внешними контрагентами.
К таким взаимодействиям относятся: передача и получение документов бухгалтерского учета; публикация анонсов и новостей на информационном сайте; внутренняя почта, рассылки и обмен сообщениями между сотрудниками и подразделениями; электронное взаимодействие с клиентами, проведение различных on-line конференций, тестирований.
Огромный интерес при построении КИС представляет разработка КП, который должен обеспечить консолидацию всех систем организации и автоматизированный доступ к различным сервисам и данных из этих систем.
КП является некой защищенной, базирующейся в WEB, удобной в использовании фокусной точкой, представляющей доступ внутренним и внешним пользователям к потенциально персонализируемой корпоративной информации, сервисам, приложениям, данным и знаниям [Китова, Абдикеев, 2010, с.46].
Как правило, в состав инфраструктуры информационных технологий организации находится несколько отдельных БД, относящихся к разным подразделениям (БД приемной комиссии, БД отдела кадров, БД бухгалтерии и т. д.). Это обусловлено большим объемом данных в подразделениях. Данные могут находиться на разных серверах ли базироваться на различных системах управления базами данных (СУБД). При построении КП доступ к данным создается посредствам настраиваемого интерфейса, внешне представленного в виде интернет-страницы браузера. Каждому из подразделений или отдельному пользователю организуется отдельный профиль с доступом к необходимой БД в соответствии с политикой безопасности и правами доступа. Итак, портальная технология будет содержать набор программных средств для каждого подразделения, имеющего в этом необходимость. Таким образом, процесс интеграции ИС при создании КИП осуществляется путем сведения воедино данных из различных источников и представлении этих данных в удобном для пользователя интерфейсе [Майоров, Черняк, 2015, с.554].
Создание подобной системы позволит решить несколько задач, которые ставятся пользователями при разработке:
Все это позволяет рассматривать КП как ИС управления знаниями, охватывающую большую часть корпоративной информации. Предлагаемый вариант КИС ОУ реализуем, более того, похожие системы широко применяются не только в коммерческих структурах, но и во многих учебных заведениях мира.
Разработанная современная ИС позволяет провести полную автоматизацию образовательного процесса и обеспечивающих подсистем. Также появилась возможность проводить как одновременно, так и последовательно построение КП. Ведь именно гибкость портальной технологии, возможность постепенного масштабирования, является ее основным неоспоримым плюсом. Возможность использования таких информационных систем в ОУ приводит к структурированию информации, ее потоков, построение матрицы доступа, консолидации всех разрозненных программных средств и материалов в одном узле. Все перечисленные действия приведут к многочисленным косвенным положительным изменениям, которые определят эффективность функционирования всей организации. Основное, что хочется отметить, это значительное увеличение эффективности рабочего процесса за счет снижения трудоемкости и устранения барьеров в работе между различными подразделениями.
Библиографический список
Монография:
Гуруге А. Корпоративные порталы на основе XML и Web-служб // Кудиц-образ. – М., 2004. 304 с.
Китова О.В., Абдикеев Н.М. Корпоративные информационные системы управления // ИНФРА-М – М., 2010. 46 с.
Статья в сборнике:
Майоров Е.Е., Машек А.Ч., Цыганкова Г.А., Черняк Т.А. Возможность использования информационной системы в образовательных учреждениях // Роль интеллектуального капитала в экономической, социальной и правовой культуре XXI века: сборник научных трудов участников Международной научно-практической конференции. – СПб.: Изд-во СПбУУиЭ, 2015. – 554с.
Майоров Е.Е., Машек А.Ч., Удахина С.В., Цыганкова Г.А., Черняк Т.А. Разработка современной IT-технологии для решения ключевых задач в организации // Роль интеллектуального капитала в экономической, социальной и правовой культуре XXI века: сборник научных трудов участников Международной научно-практической конференции. – СПб.: Изд-во СПбУУиЭ, 2015. – 554с.
Рейтинг: , голосов:
